Como organizar Reuniões Eficientes

Organizar uma REUNIÃO eficiente requer planeamento e uma execução cuidadosa.

Passos e dicas para garantir que a sua reunião seja produtiva e mão atrapalhe o trabalho dos participantes:

ANTES DA REUNIÃO:

DEFINA 0 OBJETIVO: Tenha um propósito claro para a reunião. Certifique-se de que há uma razão

válida para convocar as pessoas.

- LISTA DE PARTICIPANTES: Convite apenas as pessoas essenciais para o assunto discutido, evitando convidados desnecessários. Avise do

material e dados necessários.

- AGENDA: Elabore uma agenda detalhada com tópicos específicos e tempo estimado para cada item.

- DOCUMENTAÇÃO PRÉVIA: Distribua materiais ou documentos relevantes antes da reunião para que os participantes possam se preparar. Tenha os indicadores em mãos.

- LOCAL E MEIOS DE COMUNICAÇÃO: Escolha um local adequado e utilize ferramentas de comunicação eficientes, como videoconferências se

necessário.

Obs.: Ter WC próximo.

DURANTE A REUNIÃ0:

- INÍCIO PONTUAL: Comece a reunião no horário marcado, mostrando respeito pelo tempo dos

participantes.

- REVISÄO DA AGENDA: Revise a agenda no início para que todos fiquem cientes do que será discutido.

-FACILITADOR: Tenha alguém para facilitar a reunião e manter o foco nos objetivos.

- TEMPO LIMITE PARA CADA ITEM: Estabeleça limites de tempo para cada tópico e mantenha-se dentro desses limites para evitar prolongar demais a reunião.

- Incentive A PARTICIPAÇÃÄO: Incentive a participação ativa, mas evite discussões prolongadas sobre assuntos não relacionados.

- TOMADA DE DECISÕES: Se houver decisões a serem tomadas, certifique-se de que sejam claras e

documentadas.

AÇÕES SEGUINTES: Defina as próximas etapas e responsáveis por elas antes de encerrar a reunião (5W2H).

DEPOIS DA REUNIÃ0:

ATAS DA REUNIÄO: Elabore e distribua atas da reunião, incluindo decisões tomadas, ações definidas e prazos.

- FEEDBACK: Peça feedback dos participantes para

melhorar futuras reuniões.

- AVALIAÇÃO DA EFICIÊNCIA: Analise se os objetivos foram alcançados e se a reunião foi eficiente (5W2H -revisar e avaliar na próxima reunião).

DICAS GERAIS:

- DURAÇÃO IDEAL: Mantenha a reunião tão curta quanto possível, geralmente entre 30 minutos e 1

hora (máximo). Evite prolongar além do necessário.

- INTERVALOS: Se a reunião for longa, inclua pausas curtas para garantir a concentração contínua.

EVITE ASSUNTOS NÃO RELACIONADOS: Mantenha

a reunião focada nos tópicos da agenda e evite discussões não relacionadas.

USE TECNOLOGIA ADEQUADA: Utilize ferramentas de colaboração online, videoconferências e outras tecnologias para facilitar a participação remota, se

necessário.

Deixe o seu feedback com práticas que usa na sua equipa ou empresa.